Objaśnienia niektórych terminów dotyczących zagadnień ewidencji i archiwum.

Akta internowanego – materiały dotyczące osoby internowanej, zazwyczaj obejmujące informacje o formalnej podstawie internowania, korespondencję urzędową związaną z pobytem w ośrodku odosobnienia, decyzję o zwolnieniu.

Akta administracyjne – tą nazwą określano w resorcie wszelkie akta nie stanowiące dokumentacji operacyjnej, kadrowej, bądź obronnej. W rzeczywistości akta te zawierają wiele informacji przydatnych w ocenie charakteru rejestracji, np. w protokole przekazania wydziału wymienia się kryptonimy prowadzonych przezeń spraw i pseudonimy znajdujących się na jego stanie źródeł.

Akta paszportowe – akta powstające w wyniku starania się o paszport, zawierające zazwyczaj ankiety, korespondencję wewnętrzną resortu, decyzję o przyznaniu (lub odmowie przyznania) paszportu.

Biuro „C” –nazwa biura, zajmującego się przede wszystkim ewidencją operacyjną i prowadzeniem archiwum resortu, ale również m. in. formalną stroną udzielania dopuszczeń do informacji niejawnych. 

Dopuszczenie do informacji niejawnych – było formalnie udzielane przez Wydział XII Biura „C”, w terenie przez  wydziały „C” . Stosowano różne formuły dopuszczenia, jak np: upoważniony do tajemnicy państwowej, upoważniony do informacji niejawnych, uzgodniony do prac tajnych, upoważniony do prac obronnych stanowiących tajemnicę państwową. Powszechnie używano terminu dopuszczenie (zabezpieczenie) do MOB.

Dziennik rejestracyjny – dziennik, w którym rejestrowano wszelkie zainteresowania operacyjne SB.

Dziennik (inwentarz) archiwalny – dziennik, w którym wpisywano akta (teczki) złożone do archiwum. Prowadzono odrębne dzienniki dla akt sieci (różnych kategorii tajnych współpracowników) – oznaczony I, spraw operacyjnych – II, spraw śledczych – III, spraw obiektowych – IV.

Kandydat na tajnego współpracownika – kategoria, w jakiej rejestrowano osoby, które SB chciała pozyskać do współpracy. Bez materiałów nie można określić charakteru kontaktów osoby zarejestrowanej w tej kategorii. Występują tu głównie osoby, które nie zdawały sobie sprawy, że SB przygotowuje próbę ich zwerbowania lub odrzuciły propozycje współpracy.

Karty ewidencyjne – sformalizowane druki, za pomocą których dokonywano rejestracji lub przekazywano różne informacje o osobie stanowiącej przedmiot zainteresowania SB. Zdecydowana większość kart miała swój symbol, zazwyczaj składający się z części literowej i liczby arabskiej, niekiedy uzupełniany  datą wprowadzenia lub modyfikacji karty. Dla przykładu: EO – 4 /72 (EO to zapewne skrót słów ewidencja operacyjna, 4- numer kolejnego druku, 72 – data wprowadzenia wzoru; nową datę wprowadzano niekiedy po zastosowaniu bardzo drobnych modyfikacji, np. karty EO-4/77 praktycznie nie różnią się od kart EO-4/72 i były używane równolegle z tymi pierwszymi). Karty EO-4-A/72, jak wskazuje ich symbol, były kartami pochodnymi od kart EO-4-A/72. Należy pamiętać, iż w zastosowaniu kart miały miejsce dwa odmienne procesy: karty o tym samym symbolu otrzymywały inny układ i pełniły różną rolę (np. karta E-14, w latach czterdziestych i pięćdziesiątych służąca do rejestracji, z czasem przejmie rolę karty informującej o przebiegu kontaktów SB z obywatelem po złożeniu dotyczących go akt do archiwum), karty o tym samym przeznaczeniu otrzymywały inny numer (karta E-16 i karta Mkr-3, nota bene używane równolegle; Mkr to zapewne skrót od słów mała karta rejestracyjna).

Kartoteka ogólnoinformacyjna – kartoteka zwierająca informacje o aktualnych (czynnych) zainteresowaniach SB; osobach, których sprawy zakończono, a akta złożono do archiwum, a także różne inne informacje o obywatelach, np. o dopuszczeniu do informacji niejawnych, przyznaniu książeczek żeglarskich itp. Układ kart – alfabetyczny.

Kartoteka odtworzeniowa – kartoteka zawierająca takie same informacje, jak kartoteka ogólnoinformacyjna, ale złożona z przeznaczonych do zniszczenia kart E-16, które w kartotece ogólnoinformacyjnej nigdy się nie znajdowały, a także z kart DE-14/O wypełnianych w Urzędzie Ochrony Państwa na podstawie informacji uzyskanych w wyniku analizy różnorodnych dokumentów.

Kartoteka OCK tzw. wyjazdowa – kartoteka prowadzona przez Departament I (Wywiad) dotycząca osób wyjeżdżających zagranicę.

Kartoteka pionu „B” (obserwacji) – kartoteka osób poddanych obserwacji na życzenie pionów operacyjnych. Oprócz osób poddanych inwigilacji znajdują się w niej również osoby, które spotkały się z nimi, tzw. kontakty. Zbieżność kryptonimów występujących w tej kartotece z kryptonimami nadawanymi figurantom – przypadkowa.

Kartoteki pomocnicze, np. adresowa, miejsc pracy – kartoteki złożone z kart odtwarzających niektóre informacje z kart rejestracyjnych EO-4, ułożonych według adresów zamieszkania, miejsc pracy.

Kryptonim – nazwa nadawana sprawom operacyjnego rozpracowania, operacyjnego sprawdzenia lub sprawom obiektowym. 

Kontakt operacyjny – ma dwa znaczenia:
- czynność (rozmowa) mająca na celu zdobycie przydatnych operacyjnie informacji lub stworzenie jakiejś korzystnej sytuacji operacyjnej;
- osoba współpracująca z SB, ale nie rejestrowana jako tajny współpracownik; wykorzystywano tę kategorię do rejestracji członków SPW, co ułatwiało uniknięcie zakazu ich werbowania.
Meldunek operacyjny – informacja przesyłana przez jednostkę operacyjną przełożonym i do pionu „C”. Jego treść może dotyczyć różnorodnych wydarzeń i ludzi nie pozostających w zainteresowaniu SB.

Osoba zabezpieczona (zastrzeżona)  – określenie wieloznaczne, bez akt sprawy nie pozwalające określić charakteru zainteresowania daną osobą przez SB. W praktyce ewidencji z czasów SB, gdy tego rodzaju materiały składano do archiwum, zostały wpisywane do dziennika archiwalnego sieci;  wydaje się, iż jest to kategoria najbliższa kandydatowi na tajnego współpracownika.

Przechodzenie w materiałach – sytuacja, gdy o osobie znajdują  się wzmianki w materiałach innych, niż wytworzone w sprawie, w której jest ona rejestrowana.

Pseudonim – nazwa nadawana tajnemu współpracownikowi, np. „Szary”, „Napoleon”, „124”. Teoretycznie pseudonim miał ułatwiać zachowanie konspiracji TW, w praktyce często stanowił on jakąś formę jego imienia. Czasami pseudonim nadawano również osobom rejestrowanym w innej kategorii współpracy. Natomiast kandydatów na tajnych współpracowników często określano pierwszymi literami imienia i nazwiska (lub w odwrotnej kolejności).

Rejestracja – czynność polegająca na nadaniu numeru (rejestracyjnego) zarówno osobie, która podejmowała współpracę z SB, jak też była przez SB rozpracowywana.

Rejestracje wojskowe np. o symbolu GC z cyframi arabskimi lub innych symbolach zakończonych /54 lub /72, przy czym liczby po znaku / nie oznaczają daty rocznej – to zapewne zabezpieczenia emerytowanych oficerów zawodowych i oficerów rezerwy niektórych specjalności (kontrwywiadu). Prezentowane w katalogach zapisy pochodzą z kart przechowywanych w Biurze „C”; karty podpisuje zawsze Szef Wydziału II Zarządu V Wojskowych Służb Wewnętrznych, prawdopodobnie jednak firmuje on tylko decyzje podejmowane przez inne jednostki WSW.

Zabezpieczenie (zastrzeżenie) wyjazdów za granicę – ograniczenie możliwości wyjazdu konkretnej osobie. Taka informacja na karcie powodowała, że wydział paszportów informował jednostkę operacyjną, która zastrzeżenie zgłosiła, iż „zastrzeżony” ubiega się o wyjazd. Zastrzeżenie mogło dotyczyć wszystkich krajów świata lub – co stosowano wobec osób, które  odeszły z instytucji, w których miały dostęp do istotnych informacji – obejmować kraje kapitalistyczne; tę ostatnią sytuację określano jako zastrzeżenie ze względów kadrowych.

ZSKO (Zintegrowany System Kartotek Operacyjnych) – zbiór informacji kartotecznych przeniesionych na nośniki komputerowe. 
